Intitulé du poste :           Coordinateur/ice logistique (roving)

Supérieur hiérarchique : Directeur des opérations

Conditions :                     Il s'agit d'un poste de 6 mois (éventuellement renouvelable) sans possibilité d'être accompagné.

Lieu d'affectation :         Kalemie, province du Tanganyika, République démocratique du Congo (RDC).

Rémunération :               Grade 6 (46 821 € – 52 024 €).

Exigences :                        Ce poste nécessite au moins 50 % de déplacements sur le terrain.

À propos de Concern :   Fondée en 1968, Concern Worldwide est une organisation non gouvernementale humanitaire internationale qui se consacre à l’éradication de l’extrême pauvreté et à la réduction de la souffrance humaine, principalement dans les pays fragiles.

Notre vision est celle d’un monde où tous les êtres humains vivent dans la paix et la prospérité et sont traités sur un pied d’égalité, avec dignité et respect. En nous appuyant sur les priorités des communautés touchées, nous intervenons là où les besoins sont les plus grands et œuvrons pour sauver des vies, protéger et développer les moyens de subsistance, soutenir le relèvement et renforcer la résilience à long terme.

Pour mener à bien notre mission et garantir un travail de grande qualité et à fort impact, nous sommes guidés par nos valeurs fondamentales et par une culture axée sur l’inclusion, la compassion et l’humanité. Inspirées par nos fondateurs et par notre longue expérience en matière de programmes efficaces, ces valeurs reflètent à la fois qui nous sommes et la manière dont nous luttons contre l’extrême pauvreté dans les contextes les plus fragiles du monde.

Nous nous engageons à favoriser un environnement de travail où chacun se sent valorisé et soutenu pour réussir et contribuer à notre mission.

Objectif du poste :          Le/a coordinateur/ice logistique sera chargé/e de gérer et de coordonner les activités logistiques en RDC et renforcera les compétences de l’équipe en matière de gestion et de planification. Le/a titulaire du poste dirigera également l’amélioration continue des systèmes logistiques en place et les adaptera si nécessaire. Il/elle apportera un soutien logistique efficace et opportun à tous les programmes en matière d’approvisionnement, de gestion des stocks, des actifs, des locaux, de la flotte et des communications. Il/elle sera également chargé/e d’anticiper les besoins et de mettre en place des processus logistiques qui faciliteront le fonctionnement de chaque domaine logistique, en particulier la gestion de la flotte, le suivi des stocks et l’optimisation des achats.

Vous serez chargé/e de :

Gestion des approvisionnements

• Soutenir la gestion et le suivi des commandes liées aux projets dans la feuille de suivi des demandes d’approvisionnement (SR), en veillant à ce que les dossiers soient à jour, exacts et gérés efficacement par les utilisateurs.
• Contribuer au développement d’une chaîne d’approvisionnement efficace et performante ; tenir à jour une base de données des fournisseurs locaux et des prix des biens et services fréquemment sollicités.
• Réaliser des analyses approfondies des fournisseurs et du marché et tenir à jour une liste de fournisseurs privilégiés.
• Assurer la coordination des achats entre les différentes bases en RDC.
• Gérer le processus d’appel d’offres pour les contrats-cadres, la liste des fournisseurs préqualifiés et les achats à grande échelle destinés aux programmes.
• Soutenir les équipes de programme dans l’élaboration des plans d’approvisionnement et procéder à un examen trimestriel de l’ensemble de ces plans.
• Veiller à ce que les besoins d’approvisionnement des projets soient planifiés, organisés et hiérarchisés avec précision.
• S'assurer que tous les coordinateurs de zone et responsables de site ont mis en place des contrats-cadres adaptés, et que ceux-ci sont révisés et renouvelés en temps opportun.
• Effectuer des contrôles ponctuels des processus et des dossiers d’approvisionnement lors des visites sur les bases
• Dispenser des formations et des conseils au personnel sur la gestion des achats en temps opportun.

Gestion des entrepôts

• Soutenir une gestion efficace des entrepôts conformément aux directives de Concern.
• Assurer la sécurité des stocks grâce à la mise en place de contrôles efficaces et de vérifications ponctuelles dans les entrepôts lors des visites sur le terrain. S’assurer que les magasiniers disposent de tout le nécessaire pour effectuer leur travail et que les locaux de stockage sont adaptés. Anticiper les besoins importants.
• Soumettre des rapports d’inventaire précis et dans les délais.
• Renforcer les compétences du personnel en matière de processus de gestion des entrepôts.
• Enquêter sur tous les écarts de stock et fournir un rapport sur la procédure suivie et les conclusions.
• Organiser l'élimination des anciens stocks et des actifs.
• Veiller à la qualité de la documentation relative à la gestion des stocks, notamment : les listes d'inventaire par programme/projet, l'utilisation correcte des modèles, ainsi que le suivi efficace et efficient des bons de réception et des formulaires de sortie de stock.
• Former le magasinier à une gestion efficace et efficiente des stocks, en effectuant des visites systématiques des stocks et en veillant à ce que des inventaires réguliers soient réalisés, en particulier à la fin des programmes.
• Formuler des recommandations visant à améliorer le suivi des stocks entre les bases, en veillant à ce que les stocks en transit soient correctement identifiés et localisés.

Gestion des actifs, informatique et communications

• Assurer la maintenance régulière des équipements de communication en collaboration avec le directeur des opérations et le coordinateur informatique.
• Former le personnel à l’utilisation des équipements de communication et au respect des protocoles de communication.
• Veiller à ce que le registre des immobilisations (FAR) de la RDC soit mis à jour et vérifié chaque trimestre, et qu’une copie soit transmise au directeur des opérations.
• Veiller à ce que toutes les procédures et tous les documents relatifs à la gestion des actifs, conformément au manuel logistique de Concern, soient en place et respectés.
• Veiller à la protection des actifs par des contrôles physiques, conformément au manuel logistique.
• Veiller à ce que des certificats de don, signés par le bénéficiaire, soient obtenus et classés pour tous les actifs et équipements donnés aux bénéficiaires/groupes partenaires ou reçus des donateurs.
• Veiller à ce que tous les équipements de communication requis et disponibles soient installés et pleinement opérationnels : HF, VHF, satellite, réseau mobile, etc., et qu’ils fonctionnent correctement.

Rapports

• Examiner les rapports logistiques mensuels de toutes les bases, fournir un retour d’information aux équipes logistiques et aux responsables de base, et les transmettre au directeur des opérations

Transport

• Veiller à ce qu’un système solide d’entretien des véhicules soit en place et que les travaux d’entretien soient correctement documentés. Assurer un suivi rigoureux de l’entretien de la flotte.
• Veiller à ce que la flotte de transport soit bien entretenue et opérationnelle pour répondre aux besoins en personnel et en matériel, y compris l’affectation des véhicules en RDC. Anticiper les besoins et analyser les problèmes.
• Examiner les rapports mensuels sur les transports et surveiller la consommation de carburant.
• Contrôler l’entretien des véhicules de Concern effectué par des prestataires externes.
• Assurer la formation des chauffeurs et mettre en place un mécanisme de gestion des performances afin de les inciter à prendre soin de la flotte.
• Proposer des solutions à moyen et long terme pour les bases où les véhicules font régulièrement défaut, proposer une réorganisation de l’affectation des véhicules afin de favoriser les activités de terrain.

Renforcement des capacités et gestion

• Accorder une attention particulière à la formation des stagiaires au sein du service logistique.
• Se rendre sur le terrain pour animer des formations sur les systèmes, par exemple en logistique, achats, transport, etc.
• Avec l’aide du directeur des opérations, développer et déployer des outils et des modèles de reporting.
• Identifier les opportunités de formation pour le personnel logistique.
• Réviser la formation d’intégration en logistique destinée aux nouveaux arrivants et l’animer chaque fois que cela est possible.
• Assurer la gestion technique et le leadership stratégique de l’équipe logistique de Concern RDC.

Autres responsabilités

• Participer aux initiatives de planification stratégique au niveau national et assumer d’autres tâches définies par la hiérarchie.
• Respecter pleinement les engagements et les règles de la politique de protection des participants aux programmes et du code de conduite de Concern (P4 et CoC), y compris le respect de la confidentialité.
• Prendre des mesures actives pour traiter les questions d’égalité, en particulier celles liées au genre.
• Effectuer toute autre tâche pertinente et raisonnable demandée par le responsable hiérarchique.
• Participer activement à la stratégie d’intégration de la dimension de genre au sein du programme et des opérations
• Assurer la liaison avec le conseiller logistique régional afin de mettre en œuvre les bonnes pratiques identifiées dans la région francophone.
• Assurer l’intérim sur des postes sur le terrain si nécessaire.

• Tous les responsables sont tenus de respecter et de promouvoir les valeurs de Concern, de faire preuve de leadership en matière d’égalité, de diversité et d’inclusion sur le lieu de travail, et de donner l’exemple d’une culture de protection positive.
• Tous les responsables sont tenus de participer activement à toute intervention d’urgence, le cas échéant.

Exigences du poste :

Indispensables :

• Diplôme de premier cycle en logistique, gestion de la chaîne d’approvisionnement, gestion ou dans une discipline pertinente,
• Au moins 3 ans d’expérience dans le domaine des systèmes/de la logistique, avec une expérience en gestion, dont au moins deux ans passés à l’étranger au sein d’une ONG ; Expérience en logistique, approvisionnement, transport ou gestion de flotte ; expérience en gestion des stocks
• Capacité avérée à rédiger des rapports
• Excellentes compétences en communication en français, tant à l'écrit qu'à l'oral
• Solides compétences en communication, en résolution de problèmes et en analyse. Capacité à hiérarchiser les priorités et à gérer une charge de travail variée et importante.
• Compétences avérées en analyse, en planification et en gestion du temps 
• Bon esprit d’équipe, flexibilité et capacité à travailler au sein d’une équipe multinationale
• Sensibilité politique et culturelle
• Passion et engagement personnel pour la qualité du travail, volonté d’aller au-delà des attentes
• Capacité et volonté de vivre dans des conditions rudimentaires pendant de longues périodes
• Excellentes compétences informatiques, notamment dans l'utilisation de Microsoft Word et Excel.

Souhaitable :

• Diplôme en mécanique ou en gestion de flotte / solide expérience
• 2 ans d’expérience à un poste de direction
• Excellentes compétences en matière de formation
• Capacité à travailler sous pression pour respecter des délais serrés
• Expérience de travail ou de vie dans un environnement instable

• La maîtrise du kiswahili ou de l’anglais serait un atout

Les candidat/es doivent démontrer des compétences dans les domaines prioritaires suivants :

Valeurs : humanité, humilité, sens de l’humour

Approches : souplesse, pragmatisme, ouverture

Attitudes : esprit de collaboration, compassion, engagement

Nous encourageons tous/tes les candidat/es éligibles, sans distinction de genre, d’origine ethnique ou nationale, de handicap, de convictions politiques ou religieuses, d’orientation sexuelle ou de situation socio-économique, à postuler pour rejoindre notre organisation. Concern s’oppose à toutes les formes de discrimination et aux relations de pouvoir inégales, et s’engage à promouvoir l’égalité.

Si ce poste vous correspond, veuillez postuler en joignant votre CV et votre lettre de motivation. Nous répondrons à chaque candidat. Veuillez noter que nous pouvons proposer des postes avant la date limite de candidature.

Si vous avez des questions concernant notre processus de recrutement et avez besoin d’une aide particulière – par exemple si vous êtes en situation de handicap, tel qu’une déficience auditive –, n’hésitez pas à nous en faire part et nous ferons de notre mieux pour répondre à vos besoins.  

Compte tenu de l’urgence liée à ce poste, les candidatures seront présélectionnées régulièrement et nous pourrions proposer des postes avant la date limite.

Concern has an organizational Code of Conduct (CCoC) with three Associated Policies; the Programme Participant Protection Policy (P4), the Child Safeguarding Policy and the Anti-Trafficking in Persons Policy accessible here. These have been developed to ensure the maximum protection of programme participants from exploitation, and to clarify the responsibilities of Concern staff, consultants, visitors to the programme and partner organization, and the standards of behavior expected of them. In this context, staff have a responsibility to the organization to strive for, and maintain, the highest standards in the day-to-day conduct in their workplace in accordance with Concern’s core values and mission. Any candidate offered a job with Concern Worldwide will be expected to sign the Concern Staff Code of Conduct and Associated Policies as an appendix to their contract of employment. By signing the Concern Code of Conduct, candidates acknowledge that they have understood the content of both the Concern Code of Conduct and the Associated Policies and agree to conduct themselves in accordance with the provisions of these policies. Additionally, Concern is committed to the safeguarding and protection of vulnerable adults and children in our work. We will do everything possible to ensure that only those who are suitable to work or volunteer with vulnerable adults and children are recruited by us for such roles. Subsequently, working or volunteering with Concern is subject to a range of vetting checks, including criminal background checking. 

Your Personal Data 

During this job application, you will provide Concern with your personal data. Concern takes its responsibilities towards this personal data very seriously and is committed to complying with all relevant data protection legislation. 

For additional information please consult our web site or contact the Human Resource Division in our Head Office. 

You have certain rights under data protection legislation. For more information on how to exercise those rights please visit www.concern.net/about/privacy 

Concern Worldwide is an Irish-based non-governmental, international, humanitarian organisation dedicated to the reduction of suffering and working towards the ultimate elimination of extreme poverty in the world’s poorest countries.